swabr is even more productive when it´s used with the entire team. We want to share 7 easy steps with you on how you can get the best out of swabr. A lot of teams are used to manage their work with different tools and programs. Instead of wasting work time for searching documents and email conversations in the very deep of inboxes, switching to swabr is a true time saver when everybody is on board.

Here are 7 tips for you and your team to get started the right way:

1. Ban internal email

It works. In one week your communication will be more structured, your work more transparent and you’ll no longer receive annoying cc and bcc emails. Do you dare try?

2. Add content

swabr is about getting work done, not just talking about it. Add important content for your team – give them a good reason to come back to swabr.

3. Locate the champions

On swabr everyone can set up the work tool for your team, no IT required. Spot the person most passionate about structure and workflows and help him/her become your super user.

4. Support existing workflows

A new work tool doesn’t (necessarily) mean you need to change what you do, but rather how you do it. So start with what you already know by recreating your current workflows on swabr.

5. Clarify your intentions

swabr can be used for many things, so share your motivation for using swabr with your team to help them understand the benefits. For example, post a personalized welcome message in your network.

6. Start conversations

What’s the first thing you’d like your team to do? Why not start a new conversation or add contact information to your profile? Communicating this will create focus and activate the team right off the bat.

7. Make it fun

Use the power of swabr to add some fun to everyday work. Share some cool links in your network that will make your team smile.

We’ve seen many engaging and effective ways of improving team collaboration with swabr.

When do you start?

Best Regards

swabr Team

PS: swabr is also on Facebook, Twitter and Google+!

swabr ist noch produktiver, wenn Sie es mit dem gesamten Team nutzen. Heute zeigen wir Ihnen 7 einfache Schritte, mit denen Sie swabr optimal einsetzen. Viele Teams managen ihre Arbeit mit verschiedenen Werkzeugen oder Programmen. Oftmals geht eine Menge Arbeitszeit dabei verloren, Dokumente und Konversationen in den Untiefen von Email-Fächern zu suchen. Eine Umstellung auf swabr ermöglicht eine große Zeiteinsparung, wenn das gesamte Team an Bord ist.

Hier sind 7 Tipps für Sie und Ihr Team für einen idealen Start:

1. Untersagen Sie interne Emails

Es funktioniert. In nur einer Woche wird Ihre Kommunikation besser strukturiert sein, Ihre Arbeit wird transparenter und Sie erhalten keine überflüssigen CC- und BCC-Emails mehr. Sind Sie bereit dafür?

2. Stellen Sie Inhalte ein

Auf swabr geht es darum Arbeit zu erledigen, und nicht nur darüber zu reden. Stellen Sie wichtige Inhalte für Ihr Team bereit – geben Sie ihnen einen guten Grund, zu swabr zurück zu kommen.

3. Bestimmen Sie eine Führungsperson

Jeder kann auf swabr einen Beitrag zur Arbeit leisten und neue, interne Netzwerke anlegen -  dazu ist keine IT-Abteilung erforderlich. Finden den Menschen in Ihrem Team, der sich leidenschaftlich für Struktur und Abläufe begeistert und helfen Sie ihm/ihr eine Führungspersönlichkeit auf swabr zu werden.

4. Unterstützen Sie bestehende Arbeitsabläufe

Ein neues Arbeitswerkzeug bedeutet nicht (unbedingt), dass Sie das, was Sie tun, ändern – sondern darum wie Sie es tun. Starten Sie mit bekannten Arbeitsabläufen und informieren Sie Ihr Team über Aktuelles direkt auf swabr.

5. Kommunizieren Sie den Nutzen

swabr kann sehr vielfältig eingesetzt werden. Teilen Sie Ihre Motivation für die Verwendung von swabr mit Ihrem Team, damit alle die Vorteile und den Nutzen verstehen. Sie könnten Ihre Kollegen z.B. mit einer persönlichen Nachricht in Ihrem Netzwerk begrüßen.

6. Starten Sie die Kommunikation

Womit soll Ihr Team auf swabr als Erstes beginnen? Initiieren Sie erste Aktionen, starten Sie themenrelevante Konversationen oder füllen Sie einfach Ihr Profil mit Kontaktdaten aus. Eine gute Kommunikation aktiviert Ihr Team auf Anhieb.

7. Fördern Sie den Spaß bei der Arbeit

Nutzen Sie die Möglichkeiten von swabr, um etwas Spaß in die tägliche Arbeit zu bringen. Teilen Sie ein paar coole Links in Ihrem Netzwerk und schenken Sie Ihrem Team ein Lächeln.

Auf swabr gibt es viele Wege, die Zusammenarbeit in Teams zu verbessern.

Wann starten Sie?

Viele Grüße

swabr Team

PS: swabr finden Sie jetzt auch auf Facebook, Twitter und Google+!

Social media is fundamentally changing the way we communicate, as well in companies. The e-mail flood is increasing daily. Coworkers are receiving information by CC or BCC, but most of this mails are only a secondary interest, or at worst not relevant at all.

Still, more and more small- and medium-sized businesses are using new technologies. The current edition of the “Berliner Wirtschaft” the monthly magazine of Berlins chamber of industry and commerce, is dedicated to this communication issue. Many users are familiar with Facebook and Twitter, but for internal corporate communications Facebook and Twitter are just not suitable.

At that point swabr’s enterprise microblogging service comes into effect. By using swabr the amount of internal e-mails can be reduced significantly, which is a major advantage for a good working internal self-organization. The functions of swabr are similar to Twitter and Facebook, status updates are labeled with hashtags (keywords) and information can be identified even more faster. swabr can be used as an enterprise 2.0 solution, because it allows users to create closed (sub)groups for projects (also known as networks).

“It´s an advantage, if employees are familiar with social networks”, writes the author. “That´s why many businesses already use social media tools in their internal communication. E-mail communication is often irritating and time-consuming, with social media and enterprise tools  this behavior will be changed. Too often, many colleagues are placed in the “Cc” line and supplied with copies of mails, they do not really need. Moreover, several topics are often handled in one email, but not related in the subject line.

[...] swabr.com has created a free service for small and medium-sized businesses, organizations and universities with these social media features. On swabr.com any company can create an own, private and closed network accessible only by people with a verified corporate e-mail address.”

Try swabr on your own right here.

Best Regards

swabr Team

PS: swabr is also on Facebook, Twitter and Google+!

Social Media verändert die Unternehmenskommunikation grundlegend. Die Email-Flut nimmt täglich zu. Man wird in CC oder BCC gesetzt, erhält Informationen die vielleicht nur sekundär interessant sind oder im schlimmsten Fall auch überhaupt nicht von Relevanz sind.

Dennoch zeigt sich, dass mehr und mehr kleine- und mittlere Unternehmen, also der Mittelstand, auf neue Technologien setzen. Die aktuelle Ausgabe der “Berliner Wirtschaft”, dem Magazin der Industrie- und Handelskammer zu Berlin, widmet sich eben diesem Thema. Viele Nutzer kennen Facebook und Twitter, aber für die interne Unternehmenskommunikation sind Facebook und Twitter nicht geeignet.

Hier setzt swabr´s Enterprise-Microblogging-Dienst an. Durch den Einsatz von swabr lassen sich die internen Emails deutlich reduzieren, was für die interne Selbstorganisation ein großer Vorteil ist. Die Funktionen sind ähnlich wie bei Twitter und Facebook: Statusmeldungen werden via Hash-Tags gekennzeichnet und die Informationen sind dadurch schnell auffindbar. swabr bietet sich aber für eine Enterprise 2.0 Lösung an, da auf swabr auch geschlossene Projektgruppen (auch Netzwerke genannt) angelegt werden können.

“Gut ist in jedem Fall, wenn Mitarbeiter mit den sozialen Netzwerken vertraut sind”, schreibt der Autor. “Viele Unternehmen setzten nicht nur deshalb Social-Media-Werkzeuge schon in der internen Kommunikation ein. Damit soll die oft irritierende und zeitaufwendige E-Mail-Kommunikation eingeschränkt werden. Oft werden viel zu viele Kollegen in die „Cc“-Zeile gesetzt und mit Kopien der Mail versorgt, die sie eigentlich gar nicht brauchen.  Zudem werden oft mehrere Vorgänge in einer Mail behandelt und nicht in der „Betreff“-Zeile vermerkt.

[...] swabr.com hat einen kostenlosen Dienst geschaffen, mit dem auch kleinere und mittlere Firmen sowie Organisationen und Unis diese Möglichkeiten bieten können. Bei swabr.com kann jedes Unternehmen ein eigenes, privates und geschlossenes Netzwerk anlegen, dem nur Mitarbeiter mit einer verifizierten Firmen-E-Mail-Adresse beitreten können.”

Probieren Sie es hier doch mal aus.

Viele Grüße

swabr Team

PS: swabr finden Sie jetzt auch auf Facebook, Twitter und Google+!

Last week, the CloudForum took place in Berlin, a congress hosted by the German newspaper Tagesspiegel. We went there and have participated in the talks, particularly about the aspect of the Cloud “Made in Germany”. Following a German video, introducing the event.

The event was about entering the world of cloud computing in general, and the specific usage in particular. Some key messages for cloud computing are:

New delivery model of IT Resources: Cloud computing means the industrialized and standardized delivery of IT services. Resources are bundled and processes are automated, therefore IT services can be used and delivered even more faster, cheaper and safely.

On-demand IT: Scalable, flexible, efficient: Cloud computing adapts the needs of users. IT services can easily be expanded or reduced. IT is not fixed anymore. The cloud enables the streamlining business processes and the opening of new business opportunities for small and large companies or organizations.

Three cloud layers: Infrastructure, platform and software: Cloud computing means automation and standardization in different forms of Infrastructure as a Service “IaaS”, the Platform as a Service “PaaS” to Software as a Service “SaaS”.

After two days with interesting speakers and panels it came to one clear point. Cloud computing offers a number of advantages, especially for small- and medium-sized enterprises, universities and organizations. But there are often misunderstandings between service providers and service users.

So, we are here for you: Ask us anything here!

Best Regards

swabr Team

PS: Ask us online in one of these networks, swabr on Facebook, Twitter and Google+!

Ende vergangener Woche fand das CloudForum in Berlin statt, ein Fachkongress ausgerichtet vom Tagesspiegel. Wir waren zu Gast und haben uns an den Gesprächen beteiligt, insbesondere beim Aspekt der Cloud “Made in Germany”.

Es ging um den Einstieg in die Welt des Cloud Computing im Allgemeinem und die konkrete Anwendung im Speziellen. Einige zentrale Aussagen zum Cloud Computing sind:

Neues Nutzungs- und Bereitstellungsmodell von IT-Ressourcen: Cloud Computing steht für die industrialisierte und standardisierte Bereitstellung von IT-Services. Weil Ressourcen gebündelt und Prozesse automatisiert werden, können IT-Dienste schneller, kostengünstiger und vielfach auch sicherer angeboten und genutzt werden.

Bedarfsgerechte IT: skalierbar, flexibel, effizient: Cloud Computing passt sich den Anforderungen der Nutzer an. IT-Services lassen sich einfach erweitern oder reduzieren. IT ist keine »starre Masse« mehr, die Cloud ermöglicht es kleinen und großen Unternehmen oder Verwaltungen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und eröffnet völlig neue Geschäftsmöglichkeiten.

Drei Cloud-Ebenen: Infrastruktur, Plattform und Software: Cloud Computing bedeutet Automatisierung und Standardisierung in unterschiedlicher Ausprägung von der Infrastruktur als Service »IaaS«, der Platform als Service »PaaS« bis hin zur Software als Service »SaaS«.

Nach den zwei Tagen mit interessanten Sprechern und abwechslungsreichen Panels hat sich vor allem ein Punkt herausgestellt. Cloud Computing bietet eine Reihe von Vorteilen gerade für kleine- und mittelständische Unternehmen sowie Hochschulen und Organisationen. Aber oft liegen Missverständnisse in der Sprache zwischen Anbieter und Anwender vor.

Wir sind für Sie da: Sie Fragen, wir antworten!

Viele Grüße

swabr Team

PS: Stellen Sie uns auch Ihre Frage in den sozialen Netzwerken. swabr finden Sie jetzt auch auf Facebook, Twitter und Google+!

We have noticed a significant increase of productivity when you have at least 5 team members in your swabr network. Therefore it´s equal where your colleagues are working, whether in the same office or located in different places. Real-time communication solves this problem.

But how do I get my colleagues, partners or coworkers on swabr.com?

Well, that´s quite simple: We at swabr use our own tool intensively on a daily basis. Let´s take ourselves as example; we want to show you how to invite other team members to your networks.

Please start in your main network, the one with the same name as your email domain (everything behind the @-sign). In our case: Our email domain is “swabr.com” and that´s the name of our main network, too. If you are logged in one of you sub-networks, please switch to your main network through navigating with the black menu bar.

You are now in your main network. Please go to the gray menu bar and select the “Invite“-tab. Once clicked this option, you will have the possibility to invite a couple of coworkers to your network at once. Therefore just enter the email addresses of your colleagues and hit the blue “Invite“-button. Your email domain is already given (in our case: “@swabr.com”).

Your colleagues will instantly receive an invitation by email. This email contains a confirmation link, leading your colleagues directly to the free registration site for your network. The registration for new members is done in less than a minute. So you can get your team on swabr easily at no time and you can enable the power of real-time communication in your team.

Please let us know if we can help you.

Best Regards

swabr Team

PS: swabr is also on Facebook, Twitter and Google+!

Wir haben festgestellt, dass schon ab 5 Mitgliedern pro swabr-Netzwerk die Produktivität signifikant ansteigt. Dabei ist es nicht wichtig, ob alle im gleichen Büro sitzen oder auf verschiedene Standorte verteilt sind. Echtzeit-Kommunikation macht es möglich.

Aber wie bringe ich meine Kollegen, Partner oder Studenten dazu sich ebenfalls auf swabr.com anzumelden?

Nun, das ist recht einfach: Wir nutzen mit unserem Team selbst swabr intensiv und wollen an unserem Beispiel kurz zeigen, wie man weitere Mitglieder in ein Netzwerk einladen kann.

Ausgangspunkt ist Ihr Hauptnetzwerk, also das Netzwerk mit Ihrer Email-Domain (sprich alles hinter dem @-Zeichen). Unsere Email-Domain ist „swabr.com“ und genau so heißt auch unser Hauptnetzwerk. Sollten Sie sich noch in einem Unternetzwerk befinden, dann klicken Sie in der schwarzen Menüzeile Ihr Hauptnetzwerk an.

Wenn Sie sich in Ihrem Hauptnetzwerk befinden, dann sehen Sie in der grauen Menüleiste den Tab „Einladen“. Einmal angeklickt haben Sie unter diesem Menüpunkt die Möglichkeit mehrere Kollegen auf einmal in Ihr Netzwerk einzuladen. Geben Sie dazu einfach die Email-Adressen Ihrer Kollegen ein und drücken Sie auf den blauen Button „Einladen“. Ihre Email-Domain (hier im Beispiel: „@swabr.com“) ist bereits vorgegeben.

Nun erhalten Ihre Kollegen eine Einladung von Ihnen per Email. Darin befindet sich ein Bestätigungslink, der die von Ihnen eingeladenen Mitglieder direkt zur kostenlosen Anmeldung für Ihr Netzwerk führt. Die Anmeldung neuer Mitglieder dauert keine Minute. So können Sie in kürzester Zeit Ihr Team zu swabr einladen und mit Ihnen in Echtzeit kommunizieren.

Bei Fragen helfen wir Ihnen gern weiter.

Viele Grüße

swabr Team

PS: swabr finden Sie jetzt auch auf Facebook, Twitter und Google+!

Dass ein Enterprise Microblogging Dienst nicht nur von Unternehmen genutzt werden kann, zeigen aktuell eine Reihe von Bildungseinrichtungen, die swabr.com bereits nutzen. Schulen, Volkshochschulen bis hin zu Hochschulen und Universitäten aus verschiedenen Ländern und Kontinenten setzen auf Echtzeit-Kommunikation. Hier sind einige davon:

Neben Firmen nutzen immer mehr Schulen und Universitäten swabr.com als virtuelles schwarzes Brett. Wurde früher noch aufwendig ein Schreiben maschinell erstellt, separat ausgedruckt und an den schwarzen Brettern verteilt, so erledigt swabr.com diese Aufgabe in Sekundenschnelle online. Papier, Tinte und Laufwege gehören damit der Vergangenheit an. Das haben wir versucht einmal an einem Beispiel zu veranschaulichen.

Bisher: Schwarzes Brett 1.0

swabr ist eine Echtzeit-Kommunikations-Plattform und im Gegensatz zu einer physisch montierten und an einen festen Platz gebundenen Tafel bequem per Internetzugang erreichbar. Zudem gehen ältere Nachrichten nicht verloren, denn swabr ist kollaborativ und durchsuchbar.

Jetzt: Schwarzes Brett 2.0

Auf swabr.com hat jede Schulen oder jede Universität ein eigenes, geschlossenes und privates Netzwerk, in dem sämtliche Ankündigungen und Mitteilungen unter Schülern bzw. Kommilitonen oder auch nur dem Kollegium verteilt werden können. Weitere Anwendungsmöglichkeiten:

• geben Sie Newsletter, Protokolle und Aushänge, innerhalb Ihres Netzwerkes bekannt
• antworten Sie direkt auf Mitteilungen Ihrer Kollegen
• starten Sie ad-hoc Kommunikationen und Diskussionen zum einem Thema
• verteilen Sie Rundschreiben und Handouts

Übrigens: swabr ist für Schulen und Hochschulen komplett kostenfrei, es entstehen keinerlei Kosten für Installation oder Wartung und ein Zugang mit einer verifizierten Email-Adresse (name@uni.de) ist in weniger als 1 Minute eingerichtet.

Starten Sie jetzt Ihr eigenes Netzwerk auf www.swabr.com!

Viele Grüße

swabr Team

PS: swabr finden Sie jetzt auch auf Facebook, Twitter und Google+!

Our enterprise microblogging service is not only used by companies. Currently numerous educational institutions are communicating on swabr.com. We are happy to see schools, colleges and universities making use of real-time communication. Some of them are:

In addition to corporate users, more and more schools and universities are using swabr.com as their virtual bulletin board. In former times, you had to write a letter or announcement and to distribute the printed letter separately on the various bulletin boards. swabr.com is making this job  in just a few seconds. Paper, ink and walking tracks are no longer necessary. We tried to illustrate this with the help of an example.

Previously: Bulletin Board 1.0

swabr is a real-time communication platform and it´s accessible via the Internet from everywhere. There´s no need to search a physical and permanent placed board anymore. In addition, older messages are not lost on swabr, because it´s collaborative and searchable even after a long time.

Now: Bulletin Board 2.0

Any school or any university has its own closed and private network on swabr.com where all announcements and messages among students or classmates can be spread. Other possibilities of usage are:

• sending around newsletters, reports and notices within your network
• responding directly to messages of your colleagues or classmates
• starting ad-hoc communication and discussions on a specific topic
• distributing circulars and handouts

And, there is one more thing: swabr is completely free for schools and colleges, there are no costs for installation or maintenance. It can be accessed with a verified email address (name@uni.de) only and a fee account is set up in less than a minute.

Start your own network right now on www.swabr.com!

Best Regards

swabr Team

PS: swabr is also on Facebook, Twitter and Google+!